信息技術(shù)與新興人力資源管理
2007/1/31 16:15:09 電源在線網(wǎng)
在當(dāng)今這個(gè)高度發(fā)達(dá)的信息社會(huì)，人力資源管理正面臨著空前的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。作為管理學(xué)領(lǐng)域的后起之秀，人力資源管理以其朝氣蓬勃的生命力，為新興信息技術(shù)的使用和發(fā)展提供了廣闊的空間；另一方面，依托互聯(lián)網(wǎng)和應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)，人力資源管理正在向企業(yè)戰(zhàn)略性伙伴的目標(biāo)穩(wěn)步前進(jìn)。
人力資源管理信息化的目的
在人力資源管理中，信息技術(shù)和管理技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，使人力資源管理人員能夠從繁冗的日常事務(wù)性工作中解脫出來，從而在復(fù)雜多變的環(huán)境中應(yīng)對(duì)自如。實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化，可以達(dá)到以下三個(gè)方面的目的：
第一層次：提高人力資源管理工作效率。工資發(fā)放管理、員工考勤管理、人員招聘流程，以及工作調(diào)動(dòng)和崗位輪換等日常事務(wù)，需要占用人力資源管理人員大量的時(shí)間，手工操作不僅效率低，且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，人力資源管理信息系統(tǒng)首要解決的問題是如何提升工作效率。
第二層次：規(guī)范人力資源管理業(yè)務(wù)流程。從人員聘用到員工離職，人力資源信息系統(tǒng)涵蓋了從崗位、績(jī)效、薪酬，到培訓(xùn)方案、繼任者計(jì)劃等一系列工作模塊，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和個(gè)人電腦，實(shí)現(xiàn)了人力資源管理工作的系統(tǒng)化、模式化和集成化。
第三層次：為企業(yè)和員工提供增值服務(wù)。忠實(shí)服務(wù)于人力資源管理部門的客戶———企業(yè)管理層和員工，是人力資源管理人員的根本任務(wù)。常規(guī)的事務(wù)性工作已經(jīng)不能滿足企業(yè)良性運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，現(xiàn)時(shí)的狀況是：一線經(jīng)理們想要獲取某一崗位任職者的最佳人選；部門主管希望了解哪些員工可以參與輪崗或輪班；而管理層渴望知道誰是最佳雇員，哪些員工需要哪種類型的專業(yè)培訓(xùn)，誰是繼任者計(jì)劃的最佳人選，人力成本的構(gòu)成和使用情況如何等等。仰仗人力資源信息系統(tǒng)，上述問題可以得到清晰、明確、及時(shí)的解答。
人力資源信息系統(tǒng)實(shí)務(wù)
如人力資源管理學(xué)一樣，人力資源信息系統(tǒng)也是一個(gè)泊來品，因而，我們有必要放眼世界，了解國(guó)外企業(yè)的先進(jìn)做法，從而為我們自身的發(fā)展提供指導(dǎo)。
今天，國(guó)際上居于領(lǐng)先地位的企業(yè)正在應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)中的哪些功能？這些功能又是如何實(shí)現(xiàn)的呢？應(yīng)該說明的是，下述國(guó)際最佳實(shí)務(wù)，是建立在堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)和成熟的系統(tǒng)配置上的。
自助服務(wù)：面向員工和經(jīng)理們的自助服務(wù)能夠使信息直接到達(dá)需要它的用戶層面，同時(shí)滿足一次性數(shù)據(jù)輸入并減少維護(hù)次數(shù)，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量和準(zhǔn)確性。個(gè)人用戶可以不必依靠信息系統(tǒng)部門和人力資源部門，而通過自助服務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自我管理。這些自助服務(wù)內(nèi)容包括：?jiǎn)T工地址、電話、緊急聯(lián)系方式等內(nèi)容的變更，員工福利項(xiàng)目個(gè)人信息的變更和菜單式福利服務(wù)，工時(shí)記錄和休假管理，員工績(jī)效管理和發(fā)展計(jì)劃，組織培訓(xùn)安排和工作調(diào)配等等。完成上述工作曾經(jīng)需要花費(fèi)大量的時(shí)間、人力和物力，而今天，通過在線幫助系統(tǒng)，大多數(shù)自助服務(wù)項(xiàng)目都擁有了更為友好的用戶界面，所收集到的數(shù)據(jù)也變得更為準(zhǔn)確和及時(shí)。
員工招聘與配置：伴隨著人力資源管理信息化的過程，人員招聘工作正在經(jīng)歷一場(chǎng)真正意義上的革命。通過互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，能夠在供給方———崗位求職者和需求方———用人部門經(jīng)理兩個(gè)層面分別創(chuàng)建自助服務(wù)系統(tǒng)，從而盤活整個(gè)招聘流程，協(xié)助進(jìn)行求職者與空缺崗位的匹配，并處理這一過程中其他的環(huán)節(jié)，如求職者測(cè)評(píng)和個(gè)人背景資料認(rèn)證等。用人公司可以通過專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)或招聘服務(wù)提供商，在全球范圍內(nèi)尋找到成千上萬份求職者簡(jiǎn)歷，將其中以書面形式提交的簡(jiǎn)歷經(jīng)過掃描轉(zhuǎn)換成電子文檔，并按照企業(yè)自身要求進(jìn)行相應(yīng)的格式調(diào)整，而后提供給該企業(yè)位于世界任何國(guó)家和地區(qū)的用人部門經(jīng)理或人力資源經(jīng)理，供其甄選。
薪酬：隨著安全性電子郵件處理和電子簽名的誕生，薪酬管理的面貌也隨之煥然一新�，F(xiàn)在，一線經(jīng)理在薪酬規(guī)劃上得到了充分的支持，他們可以在線瀏覽薪酬歷史記錄，薪酬的調(diào)整也擺脫了日常的紙張形式的推諉，取而代之的是各層級(jí)之間無障礙的審批程序。此外，上述任何變化和調(diào)整可以實(shí)時(shí)自動(dòng)傳遞至工資發(fā)放系統(tǒng)，而由此引發(fā)的員工福利變化亦可同時(shí)在系統(tǒng)中完成更新。員工也可以利用系統(tǒng)所提供的強(qiáng)大功能，管理個(gè)人財(cái)務(wù)安全，新的應(yīng)用系統(tǒng)支持員工進(jìn)行個(gè)人財(cái)務(wù)狀況分析和個(gè)人退休金的科學(xué)規(guī)劃。
福利管理：網(wǎng)絡(luò)和其他先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，將員工福利管理推進(jìn)到了一個(gè)新的高度�；�(dòng)語音應(yīng)答器(IVR)作為一種功能強(qiáng)大的工具和網(wǎng)絡(luò)通訊系統(tǒng)的整合為福利專員更有效地利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開展工作，提供了更為廣闊的空間。在以前，需要有專人守候在電話機(jī)前，交流和回答有關(guān)信息；而今天，對(duì)于員工提出的大量的有關(guān)福利問題的詢問，已經(jīng)進(jìn)行了自動(dòng)化處理，無須福利專員專職接聽員工的電話。對(duì)于難以回答的問題，福利專員可以從系統(tǒng)中調(diào)出該員工的檔案，并查找必要的支持性信息，以迅速提供解答和建議。
績(jī)效管理：信息技術(shù)的應(yīng)用加速了績(jī)效管理流程的發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)和軟件系統(tǒng)，企業(yè)有能力掌握組織核心競(jìng)爭(zhēng)力的狀況，并合理地配置員工已有的知識(shí)技能。平衡計(jì)分卡，360度績(jī)效考核等現(xiàn)代管理理念也被引入實(shí)踐，與信息系統(tǒng)一道，為企業(yè)績(jī)效管理工作的有效開展，提供了管理技術(shù)和信息技術(shù)的雙重保障。
培訓(xùn)：應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)可以進(jìn)行培訓(xùn)課程的安排和公告、演示。當(dāng)某名員工為了更新自己的知識(shí)儲(chǔ)備，產(chǎn)生了想要學(xué)習(xí)新知識(shí)的需求時(shí)，應(yīng)用系統(tǒng)可以提供在線指導(dǎo)，并有可能按照個(gè)性化需求提供相應(yīng)培訓(xùn)項(xiàng)目。隨著系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，培訓(xùn)也變得愈加廣泛和簡(jiǎn)便。同時(shí)，利用新技術(shù)，企業(yè)用于培訓(xùn)的投資回報(bào)變得更加直觀和容易衡量。
基礎(chǔ)事務(wù)管理：填寫表格等瑣碎的日常工作，今天已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。當(dāng)員工發(fā)現(xiàn)自己手頭的醫(yī)療報(bào)銷單已經(jīng)用完，即可以到公司的網(wǎng)頁上去下載并打印一份所需的文件進(jìn)行填寫，而無須致電或訪問員工福利管理部門。更為理想和便捷的是，員工還可以在線填寫相關(guān)表格，并將其以電子郵件的形式直接發(fā)送到員工福利管理人員手中，一段時(shí)間后，報(bào)銷款項(xiàng)便自動(dòng)存入其銀行的個(gè)人賬戶中。
人力資源信息系統(tǒng)在我國(guó)的發(fā)展現(xiàn)狀
了解“他山之石”的目的，在于自我發(fā)展。
讓我們來看看目前國(guó)內(nèi)人力資源信息系統(tǒng)的發(fā)展?fàn)顩r。
相關(guān)調(diào)查顯示，有75%的內(nèi)地公司尚未使用人力資源信息系統(tǒng)。而在已使用人力資源管理信息系統(tǒng)的企業(yè)中，呈現(xiàn)出如下特點(diǎn)：71%的企業(yè)僅僅用其搜集員工信息，擬制有關(guān)報(bào)告68.2%的企業(yè)用于工資發(fā)放管理59.5%的企業(yè)用于員工考勤管理。
現(xiàn)時(shí)狀況下，國(guó)內(nèi)已實(shí)施高水平人力資源信息系統(tǒng)的企業(yè)不足一百家，這些企業(yè)主要集中在金融服務(wù)業(yè)，通信及高科技產(chǎn)業(yè)等領(lǐng)域。除了常規(guī)的薪酬管理和員工管理以外，他們開始逐步應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)中的績(jī)效管理、網(wǎng)上招聘、薪酬福利規(guī)劃、以及職業(yè)生涯發(fā)展等功能模塊。
可以預(yù)計(jì)，在未來的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，國(guó)內(nèi)企業(yè)對(duì)于人力資源信息系統(tǒng)的需求將會(huì)日益凸現(xiàn)。這種需求的產(chǎn)生，會(huì)集中在處于高速發(fā)展階段和成熟期的企業(yè)，需求類型也會(huì)由初期的滿足基本人力資源管理職能的系統(tǒng)平臺(tái)，逐步向高水平的人力資源信息系統(tǒng)過度。
人力資源管理信息化的目的
在人力資源管理中，信息技術(shù)和管理技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，使人力資源管理人員能夠從繁冗的日常事務(wù)性工作中解脫出來，從而在復(fù)雜多變的環(huán)境中應(yīng)對(duì)自如。實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化，可以達(dá)到以下三個(gè)方面的目的：
第一層次：提高人力資源管理工作效率。工資發(fā)放管理、員工考勤管理、人員招聘流程，以及工作調(diào)動(dòng)和崗位輪換等日常事務(wù)，需要占用人力資源管理人員大量的時(shí)間，手工操作不僅效率低，且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，人力資源管理信息系統(tǒng)首要解決的問題是如何提升工作效率。
第二層次：規(guī)范人力資源管理業(yè)務(wù)流程。從人員聘用到員工離職，人力資源信息系統(tǒng)涵蓋了從崗位、績(jī)效、薪酬，到培訓(xùn)方案、繼任者計(jì)劃等一系列工作模塊，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和個(gè)人電腦，實(shí)現(xiàn)了人力資源管理工作的系統(tǒng)化、模式化和集成化。
第三層次：為企業(yè)和員工提供增值服務(wù)。忠實(shí)服務(wù)于人力資源管理部門的客戶———企業(yè)管理層和員工，是人力資源管理人員的根本任務(wù)。常規(guī)的事務(wù)性工作已經(jīng)不能滿足企業(yè)良性運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，現(xiàn)時(shí)的狀況是：一線經(jīng)理們想要獲取某一崗位任職者的最佳人選；部門主管希望了解哪些員工可以參與輪崗或輪班；而管理層渴望知道誰是最佳雇員，哪些員工需要哪種類型的專業(yè)培訓(xùn)，誰是繼任者計(jì)劃的最佳人選，人力成本的構(gòu)成和使用情況如何等等。仰仗人力資源信息系統(tǒng)，上述問題可以得到清晰、明確、及時(shí)的解答。
人力資源信息系統(tǒng)實(shí)務(wù)
如人力資源管理學(xué)一樣，人力資源信息系統(tǒng)也是一個(gè)泊來品，因而，我們有必要放眼世界，了解國(guó)外企業(yè)的先進(jìn)做法，從而為我們自身的發(fā)展提供指導(dǎo)。
今天，國(guó)際上居于領(lǐng)先地位的企業(yè)正在應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)中的哪些功能？這些功能又是如何實(shí)現(xiàn)的呢？應(yīng)該說明的是，下述國(guó)際最佳實(shí)務(wù)，是建立在堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)和成熟的系統(tǒng)配置上的。
自助服務(wù)：面向員工和經(jīng)理們的自助服務(wù)能夠使信息直接到達(dá)需要它的用戶層面，同時(shí)滿足一次性數(shù)據(jù)輸入并減少維護(hù)次數(shù)，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量和準(zhǔn)確性。個(gè)人用戶可以不必依靠信息系統(tǒng)部門和人力資源部門，而通過自助服務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自我管理。這些自助服務(wù)內(nèi)容包括：?jiǎn)T工地址、電話、緊急聯(lián)系方式等內(nèi)容的變更，員工福利項(xiàng)目個(gè)人信息的變更和菜單式福利服務(wù)，工時(shí)記錄和休假管理，員工績(jī)效管理和發(fā)展計(jì)劃，組織培訓(xùn)安排和工作調(diào)配等等。完成上述工作曾經(jīng)需要花費(fèi)大量的時(shí)間、人力和物力，而今天，通過在線幫助系統(tǒng)，大多數(shù)自助服務(wù)項(xiàng)目都擁有了更為友好的用戶界面，所收集到的數(shù)據(jù)也變得更為準(zhǔn)確和及時(shí)。
員工招聘與配置：伴隨著人力資源管理信息化的過程，人員招聘工作正在經(jīng)歷一場(chǎng)真正意義上的革命。通過互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，能夠在供給方———崗位求職者和需求方———用人部門經(jīng)理兩個(gè)層面分別創(chuàng)建自助服務(wù)系統(tǒng)，從而盤活整個(gè)招聘流程，協(xié)助進(jìn)行求職者與空缺崗位的匹配，并處理這一過程中其他的環(huán)節(jié)，如求職者測(cè)評(píng)和個(gè)人背景資料認(rèn)證等。用人公司可以通過專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)或招聘服務(wù)提供商，在全球范圍內(nèi)尋找到成千上萬份求職者簡(jiǎn)歷，將其中以書面形式提交的簡(jiǎn)歷經(jīng)過掃描轉(zhuǎn)換成電子文檔，并按照企業(yè)自身要求進(jìn)行相應(yīng)的格式調(diào)整，而后提供給該企業(yè)位于世界任何國(guó)家和地區(qū)的用人部門經(jīng)理或人力資源經(jīng)理，供其甄選。
薪酬：隨著安全性電子郵件處理和電子簽名的誕生，薪酬管理的面貌也隨之煥然一新�，F(xiàn)在，一線經(jīng)理在薪酬規(guī)劃上得到了充分的支持，他們可以在線瀏覽薪酬歷史記錄，薪酬的調(diào)整也擺脫了日常的紙張形式的推諉，取而代之的是各層級(jí)之間無障礙的審批程序。此外，上述任何變化和調(diào)整可以實(shí)時(shí)自動(dòng)傳遞至工資發(fā)放系統(tǒng)，而由此引發(fā)的員工福利變化亦可同時(shí)在系統(tǒng)中完成更新。員工也可以利用系統(tǒng)所提供的強(qiáng)大功能，管理個(gè)人財(cái)務(wù)安全，新的應(yīng)用系統(tǒng)支持員工進(jìn)行個(gè)人財(cái)務(wù)狀況分析和個(gè)人退休金的科學(xué)規(guī)劃。
福利管理：網(wǎng)絡(luò)和其他先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，將員工福利管理推進(jìn)到了一個(gè)新的高度�；�(dòng)語音應(yīng)答器(IVR)作為一種功能強(qiáng)大的工具和網(wǎng)絡(luò)通訊系統(tǒng)的整合為福利專員更有效地利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開展工作，提供了更為廣闊的空間。在以前，需要有專人守候在電話機(jī)前，交流和回答有關(guān)信息；而今天，對(duì)于員工提出的大量的有關(guān)福利問題的詢問，已經(jīng)進(jìn)行了自動(dòng)化處理，無須福利專員專職接聽員工的電話。對(duì)于難以回答的問題，福利專員可以從系統(tǒng)中調(diào)出該員工的檔案，并查找必要的支持性信息，以迅速提供解答和建議。
績(jī)效管理：信息技術(shù)的應(yīng)用加速了績(jī)效管理流程的發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)和軟件系統(tǒng)，企業(yè)有能力掌握組織核心競(jìng)爭(zhēng)力的狀況，并合理地配置員工已有的知識(shí)技能。平衡計(jì)分卡，360度績(jī)效考核等現(xiàn)代管理理念也被引入實(shí)踐，與信息系統(tǒng)一道，為企業(yè)績(jī)效管理工作的有效開展，提供了管理技術(shù)和信息技術(shù)的雙重保障。
培訓(xùn)：應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)可以進(jìn)行培訓(xùn)課程的安排和公告、演示。當(dāng)某名員工為了更新自己的知識(shí)儲(chǔ)備，產(chǎn)生了想要學(xué)習(xí)新知識(shí)的需求時(shí)，應(yīng)用系統(tǒng)可以提供在線指導(dǎo)，并有可能按照個(gè)性化需求提供相應(yīng)培訓(xùn)項(xiàng)目。隨著系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，培訓(xùn)也變得愈加廣泛和簡(jiǎn)便。同時(shí)，利用新技術(shù)，企業(yè)用于培訓(xùn)的投資回報(bào)變得更加直觀和容易衡量。
基礎(chǔ)事務(wù)管理：填寫表格等瑣碎的日常工作，今天已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。當(dāng)員工發(fā)現(xiàn)自己手頭的醫(yī)療報(bào)銷單已經(jīng)用完，即可以到公司的網(wǎng)頁上去下載并打印一份所需的文件進(jìn)行填寫，而無須致電或訪問員工福利管理部門。更為理想和便捷的是，員工還可以在線填寫相關(guān)表格，并將其以電子郵件的形式直接發(fā)送到員工福利管理人員手中，一段時(shí)間后，報(bào)銷款項(xiàng)便自動(dòng)存入其銀行的個(gè)人賬戶中。
人力資源信息系統(tǒng)在我國(guó)的發(fā)展現(xiàn)狀
了解“他山之石”的目的，在于自我發(fā)展。
讓我們來看看目前國(guó)內(nèi)人力資源信息系統(tǒng)的發(fā)展?fàn)顩r。
相關(guān)調(diào)查顯示，有75%的內(nèi)地公司尚未使用人力資源信息系統(tǒng)。而在已使用人力資源管理信息系統(tǒng)的企業(yè)中，呈現(xiàn)出如下特點(diǎn)：71%的企業(yè)僅僅用其搜集員工信息，擬制有關(guān)報(bào)告68.2%的企業(yè)用于工資發(fā)放管理59.5%的企業(yè)用于員工考勤管理。
現(xiàn)時(shí)狀況下，國(guó)內(nèi)已實(shí)施高水平人力資源信息系統(tǒng)的企業(yè)不足一百家，這些企業(yè)主要集中在金融服務(wù)業(yè)，通信及高科技產(chǎn)業(yè)等領(lǐng)域。除了常規(guī)的薪酬管理和員工管理以外，他們開始逐步應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)中的績(jī)效管理、網(wǎng)上招聘、薪酬福利規(guī)劃、以及職業(yè)生涯發(fā)展等功能模塊。
可以預(yù)計(jì)，在未來的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，國(guó)內(nèi)企業(yè)對(duì)于人力資源信息系統(tǒng)的需求將會(huì)日益凸現(xiàn)。這種需求的產(chǎn)生，會(huì)集中在處于高速發(fā)展階段和成熟期的企業(yè)，需求類型也會(huì)由初期的滿足基本人力資源管理職能的系統(tǒng)平臺(tái)，逐步向高水平的人力資源信息系統(tǒng)過度。
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