像短跑運(yùn)動(dòng)員一樣生活，而非馬拉松運(yùn)動(dòng)員。這是你需要掌握的最基本的原則。時(shí)間，是職場(chǎng)中人最感稀缺的資源�！案咝�人士”往往把時(shí)間安排的滿滿的，絕不浪費(fèi)時(shí)間。每天都忙忙碌碌，總是在與時(shí)間賽跑，希望在最短的時(shí)間里干完最多工作。就如很多經(jīng)理人每天工作12到14個(gè)小時(shí)，很少正常吃飯，不是隨便抓點(diǎn)什么匆匆填進(jìn)肚子，就是坐在辦公桌旁邊干邊吃；要么就是沒(méi)完沒(méi)了的應(yīng)酬，無(wú)法與家人共進(jìn)晚餐；睡眠不足，沒(méi)有時(shí)間運(yùn)動(dòng)；心懷愧疚和不快，身心俱疲，這一切似乎已經(jīng)成了經(jīng)理人的生活常態(tài)。

    我們大多數(shù)人都用延長(zhǎng)工作時(shí)間的方法來(lái)應(yīng)對(duì)日益繁重的工作任務(wù)，這不可避免地影響到我們的身體、心理和情緒。就企業(yè)而言，這必將導(dǎo)致員工的工作積極性降低、精力渙散、離職率居高不下、醫(yī)療成本激增。

    如何更合理地安排工作，提高工作效率，排遣精神壓力，是每位管理者和員工共同關(guān)心的話題。

    提高你的專(zhuān)注力

    工作效能專(zhuān)家戴維·艾倫認(rèn)為，影響工作效率的最大阻礙是，人們對(duì)自己要辦的事情缺乏切實(shí)的把握。他們既沒(méi)有明確工作事項(xiàng)，也沒(méi)有具體落實(shí)，于是事情就一直縈繞在人們的心頭，既耗費(fèi)精力，也造成了巨大的精神壓力。實(shí)際上，大腦的主要功能是思考，而不是記事。所以，把想法從腦子里全部倒出來(lái)，列出一份清單，是非常重要的一步。

    大腦清空后，接下來(lái)需要把大任務(wù)分解成一個(gè)個(gè)較小的“下一步行動(dòng)”，然后集中精力逐項(xiàng)落實(shí)。這種方法實(shí)際上是在創(chuàng)造人們做事的動(dòng)機(jī)：我看到我想要的結(jié)果，我相信我能做到，也知道怎么做。

    艾倫是暢銷(xiāo)書(shū)《搞定I：無(wú)壓工作的藝術(shù)》的作者。在書(shū)中，他論述了列出工作清單，然后逐項(xiàng)推進(jìn)的效能管理方法。他的擁躉們將這套方法稱(chēng)為“GTD”。GTD方法的主要原則是，用記錄的方式將頭腦中的各種任務(wù)移出來(lái)，并且安排好下一步行動(dòng)，從而做到心無(wú)掛念，集中精力做好手頭的事情。

    GTD最大的用處是，干掉一件事是一件，把控時(shí)間的成就感就這么一點(diǎn)點(diǎn)的積累起來(lái)、養(yǎng)成習(xí)慣之后成為一種高效率的行為方式，對(duì)重建信心尤其是擺脫忙忙碌碌卻一事無(wú)成那種挫敗抑郁感很有幫助。

    管理能量，而非時(shí)間

    工作效能專(zhuān)家托尼·施瓦茨是Energy Project公司的CEO。這家公司曾為包括索尼公司和美聯(lián)銀行在內(nèi)的一些大型組織提供了咨詢(xún)和培訓(xùn)服務(wù)，通過(guò)一個(gè)名為“能量管理計(jì)劃”的項(xiàng)目，幫助數(shù)千位領(lǐng)導(dǎo)人和管理者建立起良好的習(xí)慣，科學(xué)地管理他們的能量，而非時(shí)間。最后的數(shù)據(jù)表明，參與該計(jì)劃的員工的績(jī)效表現(xiàn)均優(yōu)于對(duì)照組，高能量能夠創(chuàng)造出更高的績(jī)效。

    施瓦茨認(rèn)為，延長(zhǎng)工作時(shí)間之所以不可取，是因?yàn)闀r(shí)間是一種有限的資源。相比之下，能量則不同。人的能量包括四個(gè)基本層面——身體、情緒、思維、精神。他建議人們合理管理自己的能量，在一段時(shí)間的高度專(zhuān)注之后，要適當(dāng)休息，做到能量的平衡。

    能量管理計(jì)劃首先從對(duì)體能的關(guān)注開(kāi)始，因?yàn)橐粋�(gè)好的身體能夠產(chǎn)生更多能量。誰(shuí)都知道營(yíng)養(yǎng)不良、缺少運(yùn)動(dòng)、睡眠不足和休息不夠會(huì)降低人的基礎(chǔ)能量水平，削弱他們的情緒控制力和專(zhuān)注力。施瓦茨和他的同事幫助經(jīng)理人制定一些能夠增強(qiáng)、恢復(fù)和補(bǔ)充體能的習(xí)慣，敦促他們規(guī)律飲食，按時(shí)作息，加強(qiáng)鍛煉。很多參與這一計(jì)劃的管理者都反映，隨著體能的增強(qiáng)，他們的工作效率也有所提高。

    該計(jì)劃的第二個(gè)關(guān)注點(diǎn)是情緒。施瓦茨認(rèn)為不管外部壓力有多大，人們只要控制好自己的情緒，就可以提高能量的質(zhì)量。大多數(shù)人都發(fā)現(xiàn)，當(dāng)自己情緒愉快的時(shí)候，往往就是績(jī)效最高的時(shí)候。為做到這一點(diǎn)，除了注意工間休息，還應(yīng)養(yǎng)成三個(gè)簡(jiǎn)單而有效的習(xí)慣——深呼吸放松自己，向他人表達(dá)贊賞，并且換一種積極的方式來(lái)講述自己生活中發(fā)生的事件。事實(shí)證明，積極的情緒能夠提高能量的質(zhì)量水平。

    該計(jì)劃的第三個(gè)關(guān)注點(diǎn)是思想，思想必須集中。許多高管認(rèn)為，如果有一大堆任務(wù)擺在面前，就必須同時(shí)著手處理，但實(shí)際上，這種做法會(huì)降低工作效率。施瓦茨建議高管們制定一些習(xí)慣來(lái)減少科技給生活帶來(lái)的無(wú)情干擾。比如：只在固定時(shí)段接發(fā)電子郵件，開(kāi)會(huì)時(shí)不接聽(tīng)電話，等等。集中注意力，使高管們的能量不致分散，他們就能在較短的時(shí)間內(nèi)完成與過(guò)去相同的工作量。

    該計(jì)劃的第四個(gè)關(guān)注點(diǎn)是精神。施瓦茨認(rèn)為，當(dāng)人們的日常工作和活動(dòng)與他們最為珍視的、能夠賦予他們意義感和目的感的東西相一致時(shí)，他們的精神能量就會(huì)發(fā)揮作用。為此，人們需要理清優(yōu)先事項(xiàng)，并以此為準(zhǔn)在三個(gè)方面制定習(xí)慣：做自己最擅長(zhǎng)和最喜歡的工作；有意識(shí)地為生活中最重要的領(lǐng)域分配時(shí)間和精力，認(rèn)真工作，關(guān)心家庭、健康和他人；此外，還要在日常行為中奉行自己的核心價(jià)值觀。

    施瓦茨是一個(gè)嚴(yán)格自律的人，他強(qiáng)調(diào)要建立一套積極的程序，有意識(shí)地修正自己的行為。比如，他會(huì)把最重要的工作放在一早就做，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候人休息得最充分，注意力也最集中。而90%的人一上班就查收電子郵件，這等于把工作安排的主動(dòng)權(quán)交給了別人。為了避免受到電子郵件的干擾，一個(gè)人應(yīng)該定期處理自己的郵箱，這樣可以避免郵件經(jīng)常干擾我們的日常工作。

    施瓦茨認(rèn)為，為了有效地給員工補(bǔ)充能量，組織的著眼點(diǎn)必須從“向員工索取更多”轉(zhuǎn)移到“為員工付出更多”，這樣，他們才會(huì)鼓足干勁，才能為每天的工作投入更多。

    鏈接：

    建立個(gè)人精力管理模型

    第一步：根據(jù)你的精力周期細(xì)分全天的時(shí)間。

    必須要承認(rèn)，人在一天不同的時(shí)間段中，精力水平是不一樣的。你首先要做的就是劃分出你的“優(yōu)質(zhì)、中質(zhì)、低質(zhì)”時(shí)間段，之后才能將不同難度的事情安排到不同精力水平的時(shí)間段中去。

    第二步：為你的每個(gè)時(shí)間段確定一個(gè)虛擬的精力總值。

    根據(jù)這個(gè)時(shí)間段的長(zhǎng)短，和一定的標(biāo)準(zhǔn)(例如十五分鐘對(duì)應(yīng)一個(gè)0.5的精力值，半小時(shí)對(duì)應(yīng)一個(gè)1的精力值等)，為這個(gè)時(shí)間段建立一個(gè)總體數(shù)值。

    第三步：定義事務(wù)的精力消耗值。

    每完成一件事情，都需要消耗你的時(shí)間和精力，但是消耗的多少是有區(qū)別的。你需要定義精力消耗的等級(jí)。(注意定義的等級(jí)盡量簡(jiǎn)單，不要有太多等級(jí)。)

    有一些事情做完以后不會(huì)消減你的精力，反而會(huì)提升你的精力，例如你做了一件自己特別喜歡的事情，或者是一個(gè)放松休閑的事情。不過(guò)根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，這種小小的精力提升不會(huì)特別多。

    你只需要用各個(gè)時(shí)間段的精力總值，減去事務(wù)的精力消耗值，就可以估算出剩余精力，就可以知道自己這個(gè)時(shí)間段是不是能做得完這么多事情(相減為負(fù)，當(dāng)然就意味著你做不了這么多事情；相減為正，就可以繼續(xù)在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)安排事情)。

    第四步：在合適的軟件上分配你的待完成事務(wù)。

    把上面定義的分類(lèi)體系移植到一個(gè)合適的時(shí)間管理軟件中，你就可以開(kāi)始實(shí)際的操作了。

    選擇時(shí)間管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)：

    1、全平臺(tái)的軟件是首先考慮的(即有pc版本、mac版本、手機(jī)版本、網(wǎng)頁(yè)版本)。

    2、不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)同步功能的時(shí)間管理軟件都不要選擇。

    3、至少有3類(lèi)以上能夠自己定義的分類(lèi)信息。

    4、“任務(wù)(task)”和“日歷(calendar)”不是一回事，別選錯(cuò)了軟件類(lèi)型。

    5、快捷第一原則。記錄下一個(gè)任務(wù)需要點(diǎn)擊的按鈕越少越好，理想情況在3次以?xún)?nèi)�！�